秘书工作,大约是世界上事务最繁重、精神最紧张的职业之一,它是专业性和综合性兼有的一门职业,因此,秘书人员更需要一些特殊的素质。那么,秘书需要具备的能力有哪些?
(1)较高的写作水平
秘书人员的重要任务之一是做大量的写作工作,几乎每天都要修改或起草手稿。因此,秘书必须有扎实的写作基础,不仅要精通语法、修辞和逻辑,还要掌握一定的写作规则。汉语词汇浩瀚,文体广泛,为作家提供了良好的条件。但是,写作是综合能力的体现,要做到内容和形式的统一不是一件容易的事情,既需要良好的表达形式,又需要充实的内部内容。这就要求秘书加强写作实践,掌握各种公文的特点、写作要求和语言技巧,注意随时积累素材,不断提高写作水平。要注重文风改革,培养文字表达能力。
(2)组织能力强
现代秘书既不是整天伏案看文件写文章的纯粹“文书”人才,也不是只会“捆、绑、收、发、送”的简单劳动者,而是具有一定组织管理能力的人才。秘书根据职责要求,经常根据领导的意图组织各种活动。如果他们缺乏一些现代化和科学的组织和管理能力,他们就不能做好工作。对此,秘书一方面要熟悉做事的渠道,提高做事的效率,平时多接触一些具体的事情,处处注意别人和上司如何处理问题,不断增加经验。另一方面,我们应该从系统的角度对我们的工作进行全面的安排。
(3)准确的判断能力
Pibeck(美国人才招聘专家)说:“最重要的人才是能够做出正确的判断,这种特殊的人才永远不会被电脑取代。”为了实现领导的指示,业务秘书必须正确理解领导的意图。无论是日常工作还是突发工作,业务秘书都必须从各个角度思考问题,分析问题,尽快做出判断,准确处理,或者果断行动,不出差错,不出漏洞。艾科卡(美国商界的传奇人物,克莱斯勒汽车公司总裁)说:“如果你有95%的信息,需要6个月才能得到剩下的5%。到那时,市场已经改变,你的信息已经过时了。人生的全部意义在于:选择机会。”可见,在如今的“商战”中,商务秘书成熟敏捷的判断力更为重要。
(4)敏捷适应性
秘书的主要职责之一就是为上级提供事务性服务,减少外界一般事物对上级的干扰,这就需要秘书随机应对。在一些正式或非正式的场合,秘书是老板的代表和发言人,这就要求秘书与老板心照不宣地合作,帮助老板圆场,为领导树立良好的形象,创造丰富而有价值的人脉。在一些紧急情况下,一个秘书拥有良好的应对紧急情况的能力,并在短时间内做出解决方案,是最重要的能力之一。
(5)广泛的社交技能
目前,社交已经成为社会各阶层的“热点”活动。社交对秘书人员同样重要。首先,社交可以开阔眼界,增长见识。在广泛的社会活动中,你可以向别人学习,学习各种知识来丰富自己。知识生智慧,智慧是求索的基础,这样才能更好的在实际工作中发挥参谋助手的作用。其次,社交是做事的辅助。秘书处理公务、联系事务自然是“公事公办”,但社交有助于选择捷径、克服障碍、提高工作效率。
(六)掌握外语的能力
【/h/】随着市场国际化的发展和企业规模的扩大,越来越多的管理者出国进行投资、经济管理、国际贸易交流、商务谈判、签订合同等。,这就要求商务秘书具备一定的外语能力。现在,即使是没有对外经济业务的企业,也要求商务秘书掌握一两门外语,能够阅读或查阅外文资料,精通外语会话和写作。
(七)计算机操作能力
美国在线总裁史蒂夫·凯斯说:“当大多数人上网时,它将以一种前所未有的方式给人们以主动权。他们可以随时获得关于他们所关注的信息,这将在一个相对完善的市场中为他们提供更完善的信息。”商务秘书需要阅读、收集大量信息、处理日常事务,或者进行复杂的计算,这些都离不开计算机。使用网络可以实现资源共享,快速了解世界经济发展现状,节省人力和时间。随着电子商务的兴起和发展,商务秘书不断提高计算机操作能力是大势所趋。
(八)创新能力
创新能力也是检验21世纪各类人才素质的重要标尺。业务秘书的创新能力是指创造性地实施领导意图,为领导工作提供最佳服务的能力。如何发挥商务秘书的参谋作用,很大程度上取决于他的创新能力。美国学者、管理专家加里·哈默尔(Gary hammel)曾经说过:“新想法是为公司和你自己创造财富的唯一途径。”没有创新意识、创新思维和创新勇气,就不可能为领导决策提供有价值的员工建议。
(九)适用世贸组织规则的能力
WTO的核心是一套国际经贸交流的游戏规则体系,是一个崇尚公平、公开、规范竞争的规则网络。中国加入世贸组织后,如何适应新的游戏规则下的竞争,并利用这些规则参与竞争,是必须首先解决的关键问题。中国企业在这方面的能力还是很弱的,龙永图曾感慨地说:“我们入世后最大的风险不是开放,而是不熟悉规则”。作为一名商务秘书,我们应该清楚地了解加入世贸组织后我们企业面临的机遇和挑战,甚至可以轻松地使用规则。在最短的时间内提高自己熟悉和运用规则的能力,是赢得比赛的法宝之一。
秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。建立合理的能力结构绝不是一件容易的事,需要奋斗一辈子。
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