秘书应具备的能力

秘书工作，大约是世界上事务最繁重、精神最紧张的职业之一，它是专业性和综合性兼有的一门职业，因此，秘书人员更需要一些特殊的素质。那么，秘书需要具备的能力有哪些?

(1)较高的写作水平

秘书人员的重要任务之一是做大量的写作工作，几乎每天都要修改或起草手稿。因此，秘书必须有扎实的写作基础，不仅要精通语法、修辞和逻辑，还要掌握一定的写作规则。汉语词汇浩瀚，文体广泛，为作家提供了良好的条件。但是，写作是综合能力的体现，要做到内容和形式的统一不是一件容易的事情，既需要良好的表达形式，又需要充实的内部内容。这就要求秘书加强写作实践，掌握各种公文的特点、写作要求和语言技巧，注意随时积累素材，不断提高写作水平。要注重文风改革，培养文字表达能力。

(2)组织能力强

现代秘书既不是整天伏案看文件写文章的纯粹“文书”人才，也不是只会“捆、绑、收、发、送”的简单劳动者，而是具有一定组织管理能力的人才。秘书根据职责要求，经常根据领导的意图组织各种活动。如果他们缺乏一些现代化和科学的组织和管理能力，他们就不能做好工作。对此，秘书一方面要熟悉做事的渠道，提高做事的效率，平时多接触一些具体的事情，处处注意别人和上司如何处理问题，不断增加经验。另一方面，我们应该从系统的角度对我们的工作进行全面的安排。

(3)准确的判断能力

Pibeck(美国人才招聘专家)说:“最重要的人才是能够做出正确的判断，这种特殊的人才永远不会被电脑取代。”为了实现领导的指示，业务秘书必须正确理解领导的意图。无论是日常工作还是突发工作，业务秘书都必须从各个角度思考问题，分析问题，尽快做出判断，准确处理，或者果断行动，不出差错，不出漏洞。艾科卡(美国商界的传奇人物，克莱斯勒汽车公司总裁)说:“如果你有95%的信息，需要6个月才能得到剩下的5%。到那时，市场已经改变，你的信息已经过时了。人生的全部意义在于:选择机会。”可见，在如今的“商战”中，商务秘书成熟敏捷的判断力更为重要。

(4)敏捷适应性

秘书的主要职责之一就是为上级提供事务性服务，减少外界一般事物对上级的干扰，这就需要秘书随机应对。在一些正式或非正式的场合，秘书是老板的代表和发言人，这就要求秘书与老板心照不宣地合作，帮助老板圆场，为领导树立良好的形象，创造丰富而有价值的人脉。在一些紧急情况下，一个秘书拥有良好的应对紧急情况的能力，并在短时间内做出解决方案，是最重要的能力之一。

(5)广泛的社交技能

目前，社交已经成为社会各阶层的“热点”活动。社交对秘书人员同样重要。首先，社交可以开阔眼界，增长见识。在广泛的社会活动中，你可以向别人学习，学习各种知识来丰富自己。知识生智慧，智慧是求索的基础，这样才能更好的在实际工作中发挥参谋助手的作用。其次，社交是做事的辅助。秘书处理公务、联系事务自然是“公事公办”，但社交有助于选择捷径、克服障碍、提高工作效率。

(六)掌握外语的能力

【/h/】随着市场国际化的发展和企业规模的扩大，越来越多的管理者出国进行投资、经济管理、国际贸易交流、商务谈判、签订合同等。，这就要求商务秘书具备一定的外语能力。现在，即使是没有对外经济业务的企业，也要求商务秘书掌握一两门外语，能够阅读或查阅外文资料，精通外语会话和写作。

(七)计算机操作能力

美国在线总裁史蒂夫·凯斯说:“当大多数人上网时，它将以一种前所未有的方式给人们以主动权。他们可以随时获得关于他们所关注的信息，这将在一个相对完善的市场中为他们提供更完善的信息。”商务秘书需要阅读、收集大量信息、处理日常事务，或者进行复杂的计算，这些都离不开计算机。使用网络可以实现资源共享，快速了解世界经济发展现状，节省人力和时间。随着电子商务的兴起和发展，商务秘书不断提高计算机操作能力是大势所趋。

(八)创新能力

创新能力也是检验21世纪各类人才素质的重要标尺。业务秘书的创新能力是指创造性地实施领导意图，为领导工作提供最佳服务的能力。如何发挥商务秘书的参谋作用，很大程度上取决于他的创新能力。美国学者、管理专家加里·哈默尔(Gary hammel)曾经说过:“新想法是为公司和你自己创造财富的唯一途径。”没有创新意识、创新思维和创新勇气，就不可能为领导决策提供有价值的员工建议。

(九)适用世贸组织规则的能力

WTO的核心是一套国际经贸交流的游戏规则体系，是一个崇尚公平、公开、规范竞争的规则网络。中国加入世贸组织后，如何适应新的游戏规则下的竞争，并利用这些规则参与竞争，是必须首先解决的关键问题。中国企业在这方面的能力还是很弱的，龙永图曾感慨地说:“我们入世后最大的风险不是开放，而是不熟悉规则”。作为一名商务秘书，我们应该清楚地了解加入世贸组织后我们企业面临的机遇和挑战，甚至可以轻松地使用规则。在最短的时间内提高自己熟悉和运用规则的能力，是赢得比赛的法宝之一。

秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。建立合理的能力结构绝不是一件容易的事，需要奋斗一辈子。

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