如何整理档案(档案管理的步骤)

档案管理办法

一、目的

为规范公司档案管理工作，保障档案文件的可追溯性，特制定本办法。

二、范围

公司建档范围确定为：

1、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；

2、财务、会计及其管理方面的文件材料；

3、劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；

4、经营管理方面的文件材料；

5、生产技术管理方面的文件材料；

6、产品生产、能够消耗、安全生产方面的文件材料；

7、仪器、设备方面的文件材料；

8、科研、技术引进、转让方面的材料；

9、教育培训方面的文件材料；

以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。

三、档案管理体制

1、公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部可设立专门档案室，配备专了、兼职行政主管分管公司主体档案工作。

2、根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。

3、公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。暂不具备档案案安全保管条件时，要委托有关档案部门代为保管。

四、档案管理工作

1、档案材料的收集：

• 建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；
• 对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；
• 及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。

2、档案的归档、立卷与管理。

• 区分全宗，确定立档单位。
• 分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。
• 归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。
• 案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。
• 整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。
• 对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。
• 每年对档案进行一次清理。

3、档案的保管：

• 防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；
• 公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案；
• 做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

4、档案的鉴定：

• 从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。
• 确定各类档案的中管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。
• 公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。

5、档案的销毁：

• 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；
• 办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁；
• 销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。

6、档案借阅、利用工作

• 凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅
• 案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。
• 借阅期限不得超过一星期（如三个星期），到期归还；如需再借，应办理续借手续。
• 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
• 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。
• 公司内档案利用的方式有：

1).提供档案原件；

2).提供档案复印件；

3).提供文献索引资料。

• 档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

五、附则

1、行政部负责本办法的起草、制定、解释、修改、废止等工作。

2、本办法自发布之日起开始实施。

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