展会现场管理（会展招商招展工作方案）

展会现场管理(招商招展工作计划)

在人多的活动或会议现场，组织管理者总是有无数的事情要处理，如场馆布局、设备建设、客人接待、场馆签到、流程现场控制、礼品分发、场馆/区域控制、会议安保等。市场人不仅要在繁忙的现场工作中奋力突围，还要应对随时可能发生的突发事件。

此时，活动会议的高效现场管理尤为重要。小惠结合行业经验和各种管理技术，选择总结了一套适应性广、易操作的现场实施管理体系:

01

接待管理

●识别新人身份(如参展商、嘉宾、媒体记者、工作人员等)。)

●入住、验证等入场工作。

●协助办理相关证件。

●引导车辆前往会场。

●介绍展览活动的基本情况。

●制定人员流动指导方案

●讲解展会现场注意事项。

●告知开启和关闭时间。

●其他接待相关事务

02

企业管理

●验证程序、付款和发票开具。

●收取相关业务租赁费。

●收取临时门票购买费。

●现场审核和分配各项支出。

●编辑与管理相关的协议文本。

●填写各方制定的临时需求表。

●其他业务相关事务

03

后勤支援

●相关餐饮服务供应商的现场管理和调度

●现场相关运输设备管理和调度

●现场相关移动展示工具和模型的临时管理和调度

●现场移动广告载体管理和回收

●现场展示租赁设备的管理和回收

●现场绿色植物管理和回收

●现场成型宣传资料管理

●现场摄影设备管理与协调

●现场各种启闭项目的管理和回收

●现场领取各种工作证件、服装等相关物品。

●现场各类人员的管理和指导

●现场各类信息的处理、反馈和收集

●现场各种组织关系的协调和分配

04

展区展览管理

●展览面积测量和展品检查

●更换和调整展位

●展位噪音管理

●展位水、电、气、餐饮协调

●展品的知识产权保护援助

●展台搭建和设备安装的协调

●参展商代表和展品之间的验证

●展区广告内容验证

●引导游客参观展区

●展区桌椅和垃圾桶的协调

●展览区的安全预防措施

●与其他展区相关的服务

05

现场调度

●协调各系统的相关任务，尤其是交叉任务的分配。

●控制展会现场的流程。

●现场配备相关管理人员和服务人员。

●对现场各类突发事件做出处理决策。

●重要工作内容通知下发。

●重要领导出访路线的设置

●检查各系统的实际工作情况。

●在展会现场宣布重大变化。

06

工程和设备管理

●管理标准展位的运输、安装、维护和拆卸

●展厅水电的应用、运输和安装管理

●特殊展位的施工管理

●大型展品的物流和安装管理

●移动、拆除、检修和管理展位

●大型演出设备的安装、维护和拆卸管理

●工程运输设备的使用管理

●协调场馆方与施工方的业务关系。

●协助办理工程人员证书。

●检查展会现场使用的材料。

●现场人员管理设备和大型广告载体的安装和管理

●背板、开口平台和剪彩平台的安装和维护

●展览通风、通风设备的维护和安装管理

07

现场保护管理

●维护延长期的安全，防止各类事件的发生。

●巡逻展区的公共安全和公共危险防范

●检查消防设备和设施。

●协助检查进入展区人员的身份。

●失物招领管理

●呼叫对讲系统建设

●现场争议处理

●现场医疗援助和治疗

●展区监控设备的安装和维护

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