展会现场管理(招商招展工作计划)
在人多的活动或会议现场,组织管理者总是有无数的事情要处理,如场馆布局、设备建设、客人接待、场馆签到、流程现场控制、礼品分发、场馆/区域控制、会议安保等。市场人不仅要在繁忙的现场工作中奋力突围,还要应对随时可能发生的突发事件。
此时,活动会议的高效现场管理尤为重要。小惠结合行业经验和各种管理技术,选择总结了一套适应性广、易操作的现场实施管理体系:
01
接待管理
●识别新人身份(如参展商、嘉宾、媒体记者、工作人员等)。)
●入住、验证等入场工作。
●协助办理相关证件。
●引导车辆前往会场。
●介绍展览活动的基本情况。
●制定人员流动指导方案
●讲解展会现场注意事项。
●告知开启和关闭时间。
●其他接待相关事务
02
企业管理
●验证程序、付款和发票开具。
●收取相关业务租赁费。
●收取临时门票购买费。
●现场审核和分配各项支出。
●编辑与管理相关的协议文本。
●填写各方制定的临时需求表。
●其他业务相关事务
03
后勤支援
●相关餐饮服务供应商的现场管理和调度
●现场相关运输设备管理和调度
●现场相关移动展示工具和模型的临时管理和调度
●现场移动广告载体管理和回收
●现场展示租赁设备的管理和回收
●现场绿色植物管理和回收
●现场成型宣传资料管理
●现场摄影设备管理与协调
●现场各种启闭项目的管理和回收
●现场领取各种工作证件、服装等相关物品。
●现场各类人员的管理和指导
●现场各类信息的处理、反馈和收集
●现场各种组织关系的协调和分配
04
展区展览管理
●展览面积测量和展品检查
●更换和调整展位
●展位噪音管理
●展位水、电、气、餐饮协调
●展品的知识产权保护援助
●展台搭建和设备安装的协调
●参展商代表和展品之间的验证
●展区广告内容验证
●引导游客参观展区
●展区桌椅和垃圾桶的协调
●展览区的安全预防措施
●与其他展区相关的服务
05
现场调度
●协调各系统的相关任务,尤其是交叉任务的分配。
●控制展会现场的流程。
●现场配备相关管理人员和服务人员。
●对现场各类突发事件做出处理决策。
●重要工作内容通知下发。
●重要领导出访路线的设置
●检查各系统的实际工作情况。
●在展会现场宣布重大变化。
06
工程和设备管理
●管理标准展位的运输、安装、维护和拆卸
●展厅水电的应用、运输和安装管理
●特殊展位的施工管理
●大型展品的物流和安装管理
●移动、拆除、检修和管理展位
●大型演出设备的安装、维护和拆卸管理
●工程运输设备的使用管理
●协调场馆方与施工方的业务关系。
●协助办理工程人员证书。
●检查展会现场使用的材料。
●现场人员管理设备和大型广告载体的安装和管理
●背板、开口平台和剪彩平台的安装和维护
●展览通风、通风设备的维护和安装管理
07
现场保护管理
●维护延长期的安全,防止各类事件的发生。
●巡逻展区的公共安全和公共危险防范
●检查消防设备和设施。
●协助检查进入展区人员的身份。
●失物招领管理
●呼叫对讲系统建设
●现场争议处理
●现场医疗援助和治疗
●展区监控设备的安装和维护
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